Các buổi hội thảo ngày càng được tổ chức phổ biến tại nhiều công ty, doanh nghiệp. Một buổi hội thảo thành công là phải chuẩn chỉ ngay từ khâu chuẩn bị hình thức và nội dung. Thời gian cho một buổi hội thảo kéo dài khoảng 2 đến 3 giờ đồng hồ, làm sao để không khí buổi họp luôn khí thế, giúp người tham gia không áp lực mà lại tiếp thu được hết thông tin. Hãy tham khảo một vài bí quyết tổ chức hội thảo thành công.
1. Chủ đề chính của cuộc hội thảo
Cũng như một bài văn, một buổi hội thảo cũng cần có chủ đề, để giúp cho người tham dự nắm bắt được nội dung mấu chốt vấn đề. Ở mỗi sự kiện đều có mục đích riêng muốn thông báo, truyền tải, vì thế chủ đề xuyên suốt buổi họp cần vắn tắt, ngắn gọn nhưng nội dung vẫn đầy đủ, tránh cho người tham gia cảm thấy lan man, khó ghi nhớ thông tin mà ngược lại sẽ xác định rõ hơn đối tượng đến dự, tạo điều kiên bán các sản phẩm của công ty.
Ngoài ra tổ chức buổi hội thảo có chủ đề rõ ràng sẽ giúp cho các phương tiện truyền thông dễ dàng quảng bá sản phẩm của công ty
2. Địa điểm tổ chức buổi hội thảo
Theo quy mô và tính chất của từng buổi hội thảo mà các công ty lựa chọn tổ chức tại các địa điểm khác nhau. Ngoài ra yếu tố số lượng khách và thành phần khách tham dự cũng góp phần quyết định cho vị trí tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo của công ty. Xác định rõ các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình để chọn những vị trí thuận lợi nhất.
Đối với các buổi hội thảo có số lượng khách lên tới 100 người thì nên lựa chọn tổ chức tại các phòng chuyên tổ chức hội nghị có ghế ngồi được thiết kế theo kiểu rạp hát hoặc phòng học. Việc lựa chọn vị trí để tổ chức các cuộc hội thảo là điều rất quan trọng cần được cân nhắc kỹ nhất là các sự kiện mà có sự xuất hiện của nhiều nhân vật quan trọng. Trong những trường hợp này cần có một không gian phòng rộng rãi, tiện ích lịch sự, thiết bị tiện nghi, hiện đại.
3. Nội dung của buổi hội thảo.
Nội dung chuẩn bị để tổ chức buổi hội thảo cần phải bám sát vào chủ đề mà buổi hội thảo định truyền tải . Nội dung cần chuẩn bị đúng trọng tâm, không lan man. Cần chia ra theo như một kịch bản chương trình hội thảo cho tất cả các bước hoạt động, từ người dẫn chương trình cho đến các nhân vật có ý kiếm tham gia tham luận.
4. Truyền thông
Trong các cuộc tổ chức hội thảo như thế này yếu tố truyền thông là yếu tố không thể thiếu, góp phần làm nên sự thành công của cuộc hội thảo, bởi sự kiện có được nhiều người biết đến và tham dự hay không phụ thuộc vào công tác truyền thông rất nhiều. Khi có một chiến lược truyền thông tốt sẽ đẩy mạnh được sự ảnh hưởng của sự kiện đến với nhiều người.
5. Diễn giả và nguồn nhân lực tham gia
Một cuộc hội thảo thì cần có sự kết nối giữa diễn giả và nhân lực tham gia, người được chọn làm diễn giả cũng phải là nhân vật có tài diễn thuyết, thu hút người nghe, ngôn ngữ linh hoạt.
Về nhân lực tại các bộ phận cùng chịu trách nhiệm để dẫn dắt, tổ chức hội thảo cần phải nhiệt tình chăm sóc khách đến tham gia, bằng việc dẫn vào chỗ ngồi, hướng dẫn check in thông tin…Toàn bộ đội ngũ nhân lực cần nắm bắt rõ được thông tin toàn bộ của buổi hội thảo, hiểu được nhiệm vụ của từng thành viên để tránh xảy ra lỗi trong quá trình thực hiện. Ngoài ra về người quản lý chương trình cũng cần có trách nhiệm quản lý từng hoạt động, đảm bảo các thành viên đều đã thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét